Zmiana stanowiska, zakresu obowiązków, wymiaru czasu pracy albo rodzaju umowy w firmie często wydaje się prostą decyzją organizacyjną. Przy pracowniku z zagranicy sytuacja może być bardziej złożona. Tu sama zmiana umowy albo aneks nie zawsze wystarczą. Trzeba najpierw sprawdzić, na jakiej podstawie cudzoziemiec legalnie pracuje w Polsce i czy planowana zmiana nie wymaga nowego zezwolenia, nowego oświadczenia, zmiany zezwolenia jednolitego albo powiadomienia urzędu.
W tym wpisie wyjaśniamy, kiedy zmiana stanowiska cudzoziemca albo warunków jego zatrudnienia wymaga dodatkowych działań, kiedy trzeba uzyskać nowy dokument, a kiedy wystarczy powiadomić urząd. Pokazujemy też, na co powinni uważać pracodawcy, którzy chcą zatrudnić cudzoziemca pracującego wcześniej w innej firmie.
Dlaczego zmiana stanowiska cudzoziemca wymaga szczególnej ostrożności?
Przy zatrudnianiu cudzoziemców najważniejsze jest nie tylko to, czy dana osoba ma dokument legalizujący pracę. Równie ważne jest to, czy wykonuje pracę dokładnie na warunkach, które ten dokument obejmuje.
Zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi albo zezwolenie jednolite na pobyt czasowy i pracę mogą wskazywać konkretnego pracodawcę, stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie, rodzaj umowy lub inne warunki wykonywania pracy. Jeśli firma zmieni te warunki bez sprawdzenia dokumentów, może nieświadomie doprowadzić do sytuacji, w której praca cudzoziemca przestanie być zgodna z podstawą legalizacji.
Dlatego przed każdą zmianą warto zadać sobie kilka pytań:
- Czy zmienia się tylko nazwa stanowiska, czy również zakres obowiązków?
- Czy pracownik będzie wykonywał pracę w tym samym charakterze?
- Czy zmienia się wymiar etatu, liczba godzin, wynagrodzenie albo rodzaj umowy?
- Czy zmienia się pracodawca, pracodawca użytkownik albo miejsce wykonywania pracy?
- Czy cudzoziemiec pracuje na podstawie oświadczenia, zezwolenia na pracę czy zezwolenia jednolitego?
To właśnie od odpowiedzi na te pytania zależy dalsza ścieżka.
W materiałach rządowych podkreślono, że jeśli pracodawca chce zatrudnić cudzoziemca pracującego w innej firmie albo zmienić jego umowę, powinien sprawdzić, czy potrzebne będzie nowe zezwolenie albo oświadczenie. Taka potrzeba może pojawić się także wtedy, gdy zmiany dotyczą samego pracodawcy.
Od czego zacząć? Sprawdź podstawę legalizacji pracy
Najczęstszy błąd polega na traktowaniu wszystkich dokumentów tak samo. Tymczasem inne zasady dotyczą cudzoziemca pracującego na podstawie zezwolenia na pracę, inne osoby zatrudnionej na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy, a jeszcze inne pracownika posiadającego zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, czyli tzw. zezwolenie jednolite.
Jeśli cudzoziemiec pracuje na podstawie zezwolenia na pracę
W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić treść zezwolenia. Jeżeli planowana zmiana dotyczy warunków wskazanych w dokumencie, na przykład stanowiska, rodzaju pracy, wymiaru czasu pracy, wynagrodzenia albo pracodawcy użytkownika, może być konieczne uzyskanie nowego zezwolenia albo poinformowanie wojewody.
Nie należy zakładać, że skoro pracownik już legalnie pracuje w firmie, można dowolnie zmieniać jego obowiązki. Zezwolenie legalizuje pracę na określonych warunkach.
Jeśli cudzoziemiec pracuje na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy
Oświadczenie również dotyczy konkretnego pracodawcy i konkretnych warunków pracy. Jeśli firma chce zmienić warunki zatrudnienia, trzeba sprawdzić, czy dana zmiana mieści się w wyjątkach, czy wymaga złożenia nowego oświadczenia.
To ważne szczególnie wtedy, gdy pracownik ma przejść na inne stanowisko, zmienić zakres obowiązków albo pracować dla innego podmiotu.
Jeśli cudzoziemiec ma zezwolenie jednolite na pobyt czasowy i pracę
Zezwolenie jednolite łączy legalizację pobytu i pracy. W decyzji wojewody zwykle określone są warunki, na których cudzoziemiec może pracować. Moduł Obsługi Spraw wskazuje, że jeśli warunki wpisane w decyzji ulegną zmianie, konieczne może być wystąpienie z wnioskiem o zmianę zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.
Wniosek o zmianę zezwolenia składa cudzoziemiec, ale pracodawca ma w tym procesie ważną rolę. Musi między innymi przygotować załącznik nr 1 do wniosku i zadbać, aby do czasu zmiany zezwolenia warunki pracy były zgodne z dotychczasową decyzją.
Zmiana warunków pracy u tego samego pracodawcy – kiedy potrzebne są nowe dokumenty?
Jeśli cudzoziemiec zostaje w tej samej firmie, ale zmieniają się jego warunki pracy, trzeba sprawdzić, czy zmiana dotyczy elementów objętych dokumentem legalizującym pracę.
W przypadku zezwolenia na pracę oraz oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi ogólna zasada jest ostrożna: zmiany dotyczące warunków pracy i płacy mogą oznaczać konieczność uzyskania nowego zezwolenia albo nowego oświadczenia. Nie każda zmiana wymaga jednak aktualizacji dokumentów.
Kiedy przy oświadczeniu nie trzeba aktualizować dokumentów?
Na podstawie materiału rządowego przy oświadczeniu nie trzeba aktualizować dokumentów legalizacyjnych między innymi wtedy, gdy zmiana dotyczy siedziby, miejsca stałego pobytu, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi albo pracodawcy użytkownika. Wyjątkiem objęte jest też przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, zwiększenie wymiaru czasu pracy lub liczby godzin nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy, a także zmiana nazwy stanowiska przy zachowaniu tego samego zakresu obowiązków.
W praktyce oznacza to, że nie sama zmiana nazwy stanowiska jest problemem. Problem pojawia się wtedy, gdy za nową nazwą idą nowe realne obowiązki, inny charakter pracy albo inne warunki niż te, które były podstawą legalizacji.
Kiedy przy zezwoleniu na pracę nie trzeba aktualizować dokumentów?
Przy zezwoleniu na pracę dokumentów legalizacyjnych nie trzeba aktualizować między innymi wtedy, gdy zmiana dotyczy siedziby, miejsca pobytu stałego, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego pracę albo pracodawcy użytkownika. Podobnie jak przy oświadczeniu, wyjątek obejmuje przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę oraz zmianę nazwy stanowiska, jeśli zakres obowiązków pozostaje taki sam.
Materiał rządowy wskazuje również, że aktualizacja dokumentów nie jest konieczna przy zwiększeniu wymiaru czasu pracy nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy, jeśli jednocześnie proporcjonalnie wzrasta wynagrodzenie, oraz przy zmianach warunków pracy na zasadach określonych w innych przepisach, na przykład Kodeksu pracy.
Tu warto zachować dużą ostrożność. Jeżeli firma chce przesunąć pracownika na inne stanowisko, powierzyć mu inny rodzaj pracy albo zmienić zakres obowiązków, nie powinna automatycznie uznawać, że wystarczy aneks. Najpierw trzeba sprawdzić, czy nowa sytuacja nadal mieści się w dotychczasowym dokumencie.
Zmiana nazwy stanowiska a zmiana zakresu obowiązków – to nie zawsze to samo
To jedna z najczęstszych praktycznych wątpliwości pracodawców. Firma zmienia nazwę stanowiska, bo porządkuje strukturę, wprowadza nowe nazewnictwo albo awansuje pracownika z „pracownika magazynu” na „starszego pracownika magazynu”. Czy w takiej sytuacji trzeba uzyskać nowe dokumenty?
Odpowiedź zależy od tego, czy za zmianą nazwy idzie zmiana rzeczywistych obowiązków.
Jeśli pracownik nadal wykonuje tę samą pracę, w tym samym charakterze i na podobnych warunkach, zmiana nazwy stanowiska może mieścić się w wyjątkach. Jeśli jednak nowe stanowisko oznacza inne zadania, większą odpowiedzialność, inny typ pracy, inne wymagane uprawnienia albo zmianę charakteru zatrudnienia, trzeba sprawdzić, czy nie będzie potrzebny nowy dokument lub zmiana zezwolenia.
Przykład: zmiana nazwy stanowiska z „pakowacz” na „pracownik pakowania” przy takim samym zakresie zadań może być czymś innym niż przesunięcie tej samej osoby z pakowania do obsługi wózka widłowego. W drugim przypadku zmienia się charakter pracy i mogą pojawić się dodatkowe wymagania, w tym wymagane uprawnienia.
Kiedy trzeba powiadomić wojewodę?
Czasem zmiana nie wymaga nowego zezwolenia, ale nadal wymaga poinformowania urzędu. To ważne rozróżnienie.
Jeżeli cudzoziemiec pracuje na podstawie zezwolenia na pracę, niektóre zmiany trzeba zgłosić wojewodzie pisemnie w terminie 7 dni od dnia ich zaistnienia. Dotyczy to między innymi zmiany siedziby, miejsca pobytu stałego, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego pracę, podmiotu, do którego pracownik jest delegowany, albo pracodawcy użytkownika. Powiadomienie jest wymagane również przy przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę oraz przy zmianie nazwy stanowiska z zachowaniem zakresu obowiązków.
Pracodawca może też powierzyć cudzoziemcowi pracę o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę na okresy łącznie nieprzekraczające 30 dni w roku kalendarzowym. Warunkiem jest zachowanie pozostałych warunków określonych w zezwoleniu oraz wcześniejsze poinformowanie wojewody. Warto pamiętać o jeszcze jednej ważnej zmianie organizacyjnej: od 1 czerwca 2026 roku powiadomienia należy składać wyłącznie elektronicznie przez system praca.gov.pl, a nie papierowo.
Niedopełnienie obowiązku powiadomienia może stanowić wykroczenie zagrożone karą grzywny.
Zezwolenie jednolite – kiedy cudzoziemiec musi wnioskować o zmianę zezwolenia?
Jeżeli cudzoziemiec pracuje w firmie na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, trzeba szczególnie dokładnie sprawdzić decyzję wojewody. Zezwolenie jednolite zazwyczaj określa warunki, na jakich dana osoba może wykonywać pracę.
Cudzoziemiec musi wystąpić do wojewody o zmianę zezwolenia przed zmianą pracodawcy, pracodawcy użytkownika, stanowiska, wymiaru czasu pracy, rodzaju umowy albo najniższego wynagrodzenia na danym stanowisku. Tak wynika również z materiału przekazanego w źródle rządowym.
Są jednak sytuacje, w których wniosek o zmianę zezwolenia nie jest potrzebny. Dotyczy to między innymi zmiany siedziby, miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego pracę albo pracodawcy użytkownika, przejścia zakładu pracy do innego pracodawcy, zastąpienia umowy cywilnoprawnej umową o pracę, zwiększenia wymiaru czasu pracy z proporcjonalną podwyżką wynagrodzenia oraz zmiany nazwy stanowiska, jeśli zakres obowiązków pozostaje taki sam.
W praktyce bardzo ważne są dwie rzeczy. Po pierwsze, wniosek o zmianę zezwolenia jednolitego składa cudzoziemiec. Po drugie, pracodawca powinien przygotować załącznik nr 1 do tego wniosku. Materiał rządowy wskazuje, że cudzoziemiec ubiegający się o zmianę zezwolenia dołącza do wniosku załącznik nr 1 wypełniony przez podmiot powierzający mu wykonywanie pracy.
Do czasu zmiany zezwolenia trzeba zachować ostrożność. W okresie oczekiwania na zmianę zezwolenia jednolitego pracodawca powinien zapewnić cudzoziemcowi takie same warunki pracy i płacy oraz stanowisko, jakie zostały określone w dotychczasowym zezwoleniu.
Chcesz zatrudnić cudzoziemca, który pracuje u innego pracodawcy? Sprawdź dokumenty
To jedna z najczęstszych sytuacji w praktyce. Do firmy zgłasza się kandydat z zagranicy, który już legalnie pracował albo nadal pracuje w Polsce. Ma dokumenty, kartę pobytu, zezwolenie albo oświadczenie. Pracodawca może więc pomyśleć, że wystarczy podpisać umowę i dopuścić go do pracy.
Niestety, to może być poważny błąd.
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest składane przez konkretnego pracodawcę. Zezwolenie na pracę również ogranicza prawo wykonywania pracy do pracodawcy wskazanego w tym dokumencie. Materiał rządowy jasno wskazuje, że praca na warunkach i stanowisku określonych w zezwoleniu albo oświadczeniu jest legalna tylko wtedy, gdy jest wykonywana na rzecz podmiotu wskazanego w tym dokumencie.
Dlatego jeśli cudzoziemiec chce zakończyć pracę u innego pracodawcy i rozpocząć pracę w nowej firmie, nowy pracodawca musi najpierw uzyskać dla niego własne zezwolenie na pracę albo złożyć własne oświadczenie o powierzeniu pracy. Dotyczy to także sytuacji, gdy cudzoziemiec ma wykonywać dokładnie taką samą pracę, na takim samym stanowisku i na podobnych warunkach jak wcześniej.
Jeśli firma zatrudni pracownika na podstawie dokumentu wystawionego dla innego pracodawcy, praca tej osoby będzie nielegalna. To jedna z najważniejszych zasad, o których warto pamiętać.
A co z cudzoziemcem, który ma zezwolenie jednolite u innego pracodawcy?
Jeśli kandydat ma zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, pracodawca powinien poprosić go o decyzję wojewody. To w niej określone są warunki wydania zezwolenia, w tym często wskazany pracodawca.
Jeżeli w zezwoleniu wskazany jest inny pracodawca, zatrudnienie cudzoziemca może wymagać dodatkowych dokumentów, na przykład zezwolenia na pracę. Jeśli cudzoziemiec chce zmienić pracodawcę w okresie ważności zezwolenia jednolitego, powinien złożyć wniosek o zmianę zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w terminie 15 dni roboczych.
Ważne jest też to, że samo oczekiwanie na decyzję wojewody o zmianie zezwolenia nie zawsze daje prawo do pracy u nowego pracodawcy. Jeżeli firma chce zatrudnić cudzoziemca w okresie oczekiwania na decyzję, powinna uzyskać dla niego dokument legalizujący pracę – zezwolenie na pracę albo oświadczenie o powierzeniu pracy, jeśli w danej sytuacji może ono mieć zastosowanie.
Zmiana pracodawcy użytkownika w pracy tymczasowej
W przypadku pracy tymczasowej trzeba zwrócić uwagę na jeszcze jeden element: pracodawcę użytkownika. Dla firm korzystających z pracowników tymczasowych ma to duże znaczenie, bo zmiany miejsca wykonywania pracy, zakresu zadań lub pracodawcy użytkownika mogą pojawiać się dynamicznie.
Materiał rządowy wskazuje, że jeśli cudzoziemiec pracuje na podstawie oświadczenia albo zezwolenia na pracę, zmiana pracodawcy użytkownika wymaga uzyskania nowego zezwolenia. Jeśli natomiast cudzoziemiec pracuje na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, czyli zezwolenia jednolitego, w przypadku zmiany pracodawcy użytkownika cudzoziemiec nie występuje o nowe zezwolenie, ale o jego zmianę.
To ważny obszar dla firm, które korzystają z elastycznych form zatrudnienia. W ACC Service zwracamy uwagę na to, aby dokumenty były zgodne z rzeczywistymi warunkami pracy – także wtedy, gdy zmienia się pracodawca użytkownik, stanowisko albo zakres powierzanych zadań.
Co zrobić, gdy cudzoziemiec kończy pracę?
Zakończenie pracy przez cudzoziemca również może wiązać się z obowiązkami informacyjnymi. Nie zawsze wystarczy rozliczyć umowę wewnętrznie i zamknąć sprawę w dokumentacji kadrowej.
Jeżeli cudzoziemiec zatrudniony na podstawie zezwolenia na pracę zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia, pracodawca ma obowiązek poinformować o tym wojewodę, który wydał zezwolenie. Trzeba to zrobić przez portal praca.gov.pl w terminie 7 dni.
Jeśli cudzoziemiec pracował na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy, pracodawca informuje starostę.
W przypadku zezwolenia jednolitego zarówno cudzoziemiec, jak i pracodawca wymieniony w zezwoleniu mają obowiązek poinformować wojewodę o utracie pracy w terminie 15 dni roboczych. Przekazany materiał wskazuje też, że wojewoda przez 30 dni od dnia utraty pracy na rzecz pracodawcy wymienionego w zezwoleniu nie cofnie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.
Jeżeli cudzoziemiec chce rozpocząć pracę u nowego pracodawcy, powinien mieć odpowiednią podstawę legalnej pracy. Sam fakt złożenia nowego wniosku o zezwolenie jednolite może legalizować pobyt, ale nie oznacza automatycznie prawa do pracy w nowej firmie. W okresie oczekiwania na wydanie nowego zezwolenia jednolitego cudzoziemiec nie może na tej podstawie wykonywać pracy u nowego pracodawcy, chyba że ten uzyska dla niego odrębne zezwolenie na pracę albo — w przypadku obywateli wskazanych państw — złoży oświadczenie o powierzeniu pracy.
Czy cudzoziemiec może pracować w kilku firmach jednocześnie?
Tak, cudzoziemiec może pracować u kilku pracodawców jednocześnie. Ważne jest jednak to, że u każdego z nich musi mieć odrębną podstawę legalnego wykonywania pracy.
Jeśli cudzoziemiec chce kontynuować pracę u dotychczasowego pracodawcy i dodatkowo rozpocząć pracę w nowej firmie, nie musi z samego tego powodu informować wojewody ani starosty. Natomiast nowy pracodawca musi wcześniej uzyskać dla niego nowe zezwolenie na pracę albo złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy.
Innymi słowy: praca w kilku firmach jest możliwa, ale każdy pracodawca musi mieć własną podstawę legalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi.
Jak ACC Service wspiera firmy przy legalizacji i zmianach zatrudnienia cudzoziemców?
W ACC Service wiemy, że zatrudnianie cudzoziemców nie kończy się na rekrutacji. W trakcie współpracy mogą pojawić się zmiany stanowisk, zakresu obowiązków, wymiaru czasu pracy, pracodawcy użytkownika albo potrzeba zatrudnienia osoby, która wcześniej pracowała w innej firmie. W takich sytuacjach pomagamy uporządkować proces i sprawdzić, jaka ścieżka będzie właściwa.
Wspieramy firmy w formalnościach, kontakcie z urzędami i pilnowaniu terminów. To szczególnie ważne dla działów HR i managerów operacyjnych, którzy nie zawsze mają czas, aby każdą zmianę analizować od strony legalizacyjnej.
Jako agencja pracy rozumiemy też specyfikę pracy tymczasowej. Wiemy, że zmiany zapotrzebowania, pracodawców użytkowników i stanowisk mogą pojawiać się dynamicznie, dlatego pomagamy firmom zadbać o to, aby proces był zgodny z przepisami i bezpieczny dla wszystkich stron.,
Szukasz zaufanego partnera i chcesz zatrudniać legalnie? Skontaktuj się z nami!
FAQ, czyli odpowiedzi na najważniejsze pytania
Czy można zmienić stanowisko cudzoziemca bez nowego zezwolenia?
Czasem tak, ale tylko w określonych sytuacjach. Przykładem może być zmiana samej nazwy stanowiska, jeśli zakres obowiązków pozostaje taki sam. Jeśli zmienia się rzeczywisty charakter pracy, trzeba sprawdzić, czy nie jest wymagane nowe zezwolenie, nowe oświadczenie albo zmiana zezwolenia jednolitego.
Czy aneks do umowy wystarczy przy zmianie warunków pracy cudzoziemca?
Nie zawsze. Aneks może być potrzebny z perspektywy prawa pracy, ale nie zastępuje dokumentu legalizującego pracę. Jeśli zmiana dotyczy warunków objętych zezwoleniem, oświadczeniem albo zezwoleniem jednolitym, może być konieczne uzyskanie nowego dokumentu, zmiana zezwolenia albo powiadomienie urzędu.
Czy można zatrudnić cudzoziemca, który ma zezwolenie na pracę u innego pracodawcy?
Nie na podstawie tego samego zezwolenia. Zezwolenie na pracę i oświadczenie są związane z konkretnym pracodawcą. Nowy pracodawca musi uzyskać własny dokument legalizujący pracę.
Czy cudzoziemiec może pracować w dwóch firmach?
Tak, cudzoziemiec może pracować u kilku pracodawców, ale u każdego z nich musi mieć odrębny dokument legalizujący pracę, na przykład osobne zezwolenie albo oświadczenie.
Kiedy trzeba powiadomić wojewodę o zmianach?
Przy zezwoleniu na pracę wybrane zmiany, takie jak zmiana nazwy lub formy prawnej pracodawcy, przejście zakładu pracy albo zmiana nazwy stanowiska przy zachowaniu zakresu obowiązków, wymagają powiadomienia wojewody w terminie 7 dni. Od 1 czerwca 2026 roku powiadomienie należy złożyć elektronicznie przez praca.gov.pl.
Kto składa wniosek o zmianę zezwolenia jednolitego?
Wniosek składa cudzoziemiec, ale pracodawca przygotowuje załącznik nr 1 do wniosku. Do czasu zmiany zezwolenia trzeba zachować warunki pracy zgodne z dotychczasową decyzją.
