Zatrudnienie cudzoziemca może być dla firmy bardzo dobrym rozwiązaniem – szczególnie wtedy, gdy brakuje pracowników, lokalna rekrutacja nie przynosi efektów albo trzeba szybko uzupełnić zespół w produkcji, magazynie, logistyce czy pracach sezonowych. Zanim jednak pracownik rozpocznie pracę, trzeba wybrać właściwą ścieżkę legalizacji. I tu często pojawia się pierwsza wątpliwość: czy wystarczy oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, czy potrzebne będzie zezwolenie na pracę?
Nie ma jednej odpowiedzi dla każdej sytuacji. Wszystko zależy od obywatelstwa cudzoziemca, podstawy jego pobytu w Polsce, rodzaju pracy, czasu zatrudnienia, stanowiska, branży oraz tego, czy dana osoba może skorzystać z uproszczonej procedury. W przypadku obywateli Ukrainy trzeba dodatkowo pamiętać o osobnej ścieżce, czyli powiadomieniu o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy.
W ACC Service pomagamy firmom dobrać właściwą ścieżkę zatrudnienia cudzoziemca. Sprawdzamy sytuację kandydata, analizujemy dokumenty, wspieramy formalności i dbamy o to, aby proces był zgodny z przepisami. To ważne nie tylko ze względów organizacyjnych, ale też finansowych – nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi może wiązać się z karą grzywny od 3000 zł do 50 000 zł, wymierzaną w kwocie nie niższej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca.
Najpierw legalny pobyt, później dokument legalizujący pracę
Oświadczenie albo zezwolenie na pracę nie zastępują legalnego pobytu. To jedna z najważniejszych zasad, o której pracodawca musi pamiętać.
Cudzoziemiec spoza UE, EOG lub Szwajcarii może legalnie wykonywać pracę w Polsce wtedy, gdy spełnione są łącznie odpowiednie warunki: przebywa w Polsce legalnie, jego podstawa pobytu pozwala na pracę, posiada wymagany dokument legalizujący pracę – jeśli jest on potrzebny – oraz wykonuje pracę na warunkach zgodnych z tym dokumentem.
Przed rozpoczęciem pracy należy również zawrzeć z cudzoziemcem umowę w formie pisemnej. Jeśli pracownik nie posługuje się językiem polskim, przed podpisaniem umowy trzeba przedstawić mu jej treść w wersji dla niego zrozumiałej. W praktyce umowa powinna być sporządzona w języku polskim oraz w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.
Przy zatrudnieniu na podstawie zezwolenia na pracę albo oświadczenia pracodawca musi przed powierzeniem pracy przekazać właściwemu organowi – powiatowemu urzędowi pracy (PUP) lub urzędowi wojewódzkiemu (UW) – kopię umowy podpisanej przez obie strony. Jeżeli umowa została podpisana wyłącznie w języku obcym, do przekazywanej kopii należy dołączyć tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego. Jeśli natomiast umowa została sporządzona w języku polskim, a cudzoziemcowi przedstawiono jej tłumaczenie na język dla niego zrozumiały, tłumaczenie to nie musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego.
Czym jest oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi?
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi to uproszczona procedura legalizacji pracy. Jej główną zaletą jest przede wszystkim szybszy przebieg w porównaniu z procedurą uzyskania zezwolenia na pracę, pod warunkiem że dana sytuacja spełnia wymagane kryteria.
Według aktualnych informacji Modułu Obsługi Spraw procedura oświadczeniowa dotyczy obywateli wybranych państw: Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy.Jeśli kandydat pochodzi z państwa, które nie jest objęte tą procedurą, trzeba szukać innej ścieżki, najczęściej zezwolenia na pracę.
Oświadczenie składa pracodawca, czyli podmiot powierzający pracę. Dokument powinien odpowiadać realnym warunkom zatrudnienia: stanowisku, miejscu pracy, wynagrodzeniu, wymiarowi czasu pracy i rodzajowi umowy. Samo złożenie oświadczenia nie wystarczy, jeśli cudzoziemiec nie ma legalnego pobytu uprawniającego do pracy.
Warto też pamiętać, że lista państw i szczegółowe zasady procedury mogą się zmieniać. Dlatego przed złożeniem dokumentów dobrze jest sprawdzić aktualne informacje w źródłach urzędowych albo skonsultować sytuację z partnerem, który na co dzień zajmuje się legalizacją pracy cudzoziemców.
Kiedy oświadczenie może być właściwą ścieżką?
Oświadczenie może być dobrym rozwiązaniem wtedy, gdy firma chce zatrudnić cudzoziemca z państwa objętego tą procedurą.
Najczęściej warto rozważyć oświadczenie, gdy firma potrzebuje stosunkowo szybkiej ścieżki legalizacji, a cudzoziemiec ma legalny pobyt pozwalający na wykonywanie pracy. Zarówno w przypadku oświadczenia, jak i zezwolenia na pracę warunki zatrudnienia muszą być jasno i precyzyjnie określone. Taka ścieżka może być przydatna na przykład przy zatrudnianiu pracowników produkcyjnych, magazynowych, pomocniczych lub operacyjnych.
Dokument legalizujący pracę nie powinien być „formalnością obok procesu”. Powinien odpowiadać temu, co pracownik będzie rzeczywiście robił w firmie.
Czym jest zezwolenie na pracę?
Zezwolenie na pracę to dokument, który określa warunki, na jakich cudzoziemiec może legalnie wykonywać pracę w Polsce, jeśli nie ma swobodnego dostępu do rynku pracy. Wniosek o jego wydanie składa pracodawca lub inny podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi.
W zezwoleniu wskazane są konkretne warunki zatrudnienia, m.in. stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy oraz wynagrodzenie. Pracodawca powinien zadbać o to, aby rzeczywiste warunki wykonywania pracy były zgodne z warunkami określonymi w wydanym zezwoleniu.
Trzeba jednak pamiętać, że zezwolenie na pracę również nie działa „w oderwaniu” od pobytu. Cudzoziemiec musi mieć legalny pobyt, który pozwala na wykonywanie pracy w Polsce. Warunki zatrudnienia powinny być zgodne z wydanym zezwoleniem.
Ważne: Od 2026 roku w systemie praca.gov.pl zmieniło się nazewnictwo wniosków o zezwolenie na pracę. Od 1 stycznia 2026 roku nie funkcjonują już wnioski oznaczane jako typ A, B, C, D i E. W ich miejsce pojawiły się nowe symbole formularzy w systemie teleinformatycznym. Przykładowo, dawnemu zezwoleniu na pracę typu A odpowiada obecnie wniosek oznaczony symbolem ZC-WWZPP.
W praktyce dawne określenia, takie jak „zezwolenie typu A”, nadal mogą być używane jako skrót myślowy. Dla pracodawcy najważniejsze jest jednak prawidłowe dobranie właściwego wniosku do sytuacji cudzoziemca i modelu wykonywania pracy.
A co z obywatelami Ukrainy? Oświadczenie, zezwolenie czy powiadomienie?
Przy obywatelach Ukrainy trzeba zachować szczególną uważność, ponieważ oprócz oświadczenia i zezwolenia funkcjonuje także ścieżka powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy.
Wortal Publicznych Służb Zatrudnienia wskazuje, że obywatele Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 roku w związku z wojną, oraz pozostali obywatele Ukrainy legalnie przebywający w Polsce, mogą podjąć pracę u każdego pracodawcy w Polsce na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Powiadomienie składa pracodawca lub jego pełnomocnik do właściwego powiatowego urzędu pracy w terminie 7 dni od podjęcia pracy przez cudzoziemca, przez system praca.gov.pl.
To oznacza, że przy obywatelu Ukrainy nie zawsze podstawowym pytaniem będzie „oświadczenie czy zezwolenie?”. Czasem właściwą ścieżką będzie właśnie powiadomienie. Trzeba jednak sprawdzić konkretną sytuację pobytową kandydata i aktualne przepisy.
Warto też pamiętać, że niedopełnienie obowiązku złożenia wymaganego powiadomienia może stanowić wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 3000 zł.
Oświadczenie a zezwolenie na pracę – najważniejsze różnice
Kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca – dlaczego legalizacja jest tak ważna?
Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców nie jest formalnością, którą można odłożyć na później. To obszar, który ma realne konsekwencje dla firmy.
Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi pracodawcy grozi kara grzywny od 3000 zł do 50 000 zł. Co ważne, kara jest wymierzana w kwocie nie niższej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca.
To oznacza, że przy większej liczbie pracowników ryzyko finansowe może szybko wzrosnąć. Jeśli firma zatrudnia kilka lub kilkanaście osób z zagranicy i popełni ten sam błąd w dokumentach, konsekwencje mogą dotyczyć każdego przypadku osobno.
Sankcje mogą dotyczyć również innych obowiązków. Przykładowo PIP wskazuje na grzywnę od 1000 zł do 3000 zł za niedopełnienie określonych obowiązków, takich jak przedstawienie cudzoziemcowi umowy w zrozumiałej wersji językowej albo przekazanie kopii umowy właściwemu organowi przed powierzeniem pracy, gdy jest to wymagane.
Konsekwencje mogą dotyczyć także samego cudzoziemca. Moduł Obsługi Spraw wskazuje, że cudzoziemiec wykonujący pracę bez wymaganych dokumentów lub niezgodnie z ich warunkami musi liczyć się m.in. z karą grzywny, a w poważniejszych przypadkach także z decyzją o zobowiązaniu do powrotu, która może wiązać się z zakazem ponownego wjazdu do Polski i innych państw strefy Schengen.
Dlatego w ACC Service zawsze podkreślamy: szybkość zatrudnienia jest ważna, ale legalność jest podstawą. Dobrze dobrana ścieżka legalizacji chroni firmę, pracownika i cały proces współpracy.
FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania
Czy oświadczenie o powierzeniu pracy wystarczy do legalnego zatrudnienia cudzoziemca?
Nie zawsze. Oświadczenie jest jednym z dokumentów legalizujących pracę, ale cudzoziemiec musi mieć również legalny pobyt uprawniający do wykonywania pracy w Polsce. Trzeba też sprawdzić, czy dana osoba i rodzaj pracy mieszczą się w procedurze oświadczeniowej.
Kiedy można zatrudnić cudzoziemca na podstawie oświadczenia?
Gdy cudzoziemiec jest obywatelem państwa objętego procedurą oświadczeniową, ma legalny pobyt umożliwiający pracę, a planowana praca nie wymaga innej ścieżki, na przykład zezwolenia sezonowego.
Kiedy potrzebne jest zezwolenie na pracę?
Zezwolenie będzie potrzebne między innymi wtedy, gdy cudzoziemiec nie może skorzystać z procedury oświadczeniowej, pochodzi z państwa nieobjętego tą procedurą albo rodzaj pracy lub model współpracy wymaga innego dokumentu.
Czy obywatel Ukrainy potrzebuje oświadczenia lub zezwolenia?
Nie zawsze. W wielu przypadkach właściwą ścieżką jest powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy, składane przez pracodawcę przez praca.gov.pl w terminie 7 dni od podjęcia pracy. Trzeba jednak sprawdzić konkretną sytuację pobytową kandydata.
Czy karta pobytu oznacza, że cudzoziemiec może pracować?
Nie zawsze. Karta pobytu potwierdza określony tytuł pobytowy, ale trzeba sprawdzić, czy ten tytuł pozwala na wykonywanie pracy i na jakich warunkach.
Czy oświadczenie można zastosować przy pracy sezonowej?
Jeśli dana praca jest pracą sezonową w rozumieniu przepisów, potrzebne może być zezwolenie na pracę sezonową, a nie oświadczenie. Przed zatrudnieniem warto sprawdzić rodzaj działalności i właściwą procedurę.
Jakie kary grożą za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?
Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi pracodawcy grozi kara grzywny od 3000 zł do 50 000 zł, przy czym kara jest wymierzana w kwocie nie niższej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca.
Źródła:
- Państwowa Inspekcja Pracy – zasady legalnego zatrudniania cudzoziemców, obowiązek pisemnej umowy, przekazanie kopii umowy właściwemu organowi oraz kary za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi.
- Moduł Obsługi Spraw – informacje o oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, konsekwencjach nielegalnej pracy oraz zezwoleniu na pracę.
- Publiczne Służby Zatrudnienia – powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy, termin 7 dni i sposób złożenia przez praca.gov.pl.
- Zielona Linia – aktualne informacje o nowych nazwach wniosków o zezwolenie na pracę od 1 stycznia 2026 roku oraz przepisy karne dotyczące zatrudniania cudzoziemców.
- Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – podstawa prawna aktualnych zasad i sankcji.
